Construire un outil interne se paie une fois, puis chaque année en maintenance. Un abonnement CRM se paie par utilisateur et par mois, tous les mois, tant que votre équipe s'en sert. Le moment où le développement revient moins cher dépend surtout du nombre de personnes qui se connectent, et ce calcul tient sur un coin de table.
Votre équipe tient un fichier à côté du CRM
Vous payez un CRM et quelqu'un met quand même un tableur à jour en parallèle. Ce fichier a deux causes possibles, et elles n'appellent pas la même dépense.
Première cause : l'étape n'existe pas dans le logiciel. Vos dossiers passent par trois validations internes, le CRM ne connaît qu'un statut « proposition envoyée », donc le reste se note ailleurs. Là, faire développer se justifie.
Seconde cause : l'étape existe et personne ne la remplit. Les champs restent vides parce que les compléter demande quatre clics de trop, ou parce que personne n'a expliqué à quoi ils servent. Un outil neuf sera vide de la même façon.
Ouvre le fichier et lis les intitulés de colonnes. S'ils correspondent à des champs qui existent déjà dans votre CRM, le logiciel n'est pas votre problème. S'ils décrivent une étape de votre métier que le logiciel ignore, vous avez votre réponse.
Le calcul sur cinq ans
Un abonnement se facture par siège et par mois. Prenez le prix affiché, multiplie par votre nombre d'utilisateurs, puis par soixante mois, et ajoute les frais d'installation quand l'éditeur en impose.
Les tarifs publics au moment où j'écris ces lignes : Pipedrive facture 39 $ par siège et par mois pour son plan Growth en engagement annuel, 59 $ pour Premium. HubSpot facture 90 $ par siège et par mois pour Sales Hub Professional en engagement annuel, avec 1 500 $ d'onboarding obligatoire en plus, et à partir de 150 $ par siège pour Enterprise, avec 3 500 $ d'onboarding.
| Nombre de sièges | Abonnement à 39 $ le siège, sur 5 ans | Abonnement à 90 $ le siège + 1 500 $ d'installation, sur 5 ans |
|---|---|---|
| 5 | 11 700 $ | 28 500 $ |
| 8 | 18 720 $ | 44 700 $ |
| 12 | 28 080 $ | 66 300 $ |
| 20 | 46 800 $ | 109 500 $ |
En face, un outil interne se paie à la construction, puis en maintenance. Mes tarifs sont publics sur la page outils internes : un outil ciblé démarre à 7 140 € et une application métier à 16 660 €, au tarif de 595 € la journée. La maintenance dépend de ce que vous faites évoluer. Comptez six jours par an et vous ajoutez 3 570 € par an, soit 17 850 € sur cinq ans : une application métier à 16 660 € revient donc autour de 34 500 € sur la période, hébergement à part.
Les tarifs des éditeurs américains sont affichés en dollars et hors TVA. Convertis-les au taux du jour et ajoute la TVA avant de les comparer à un devis en euros, sinon vous compares deux colonnes qui ne parlent pas la même monnaie.
Trois situations où faire développer est une erreur
Le calcul ne tranche pas tout. Trois cas donnent une réponse négative même quand les chiffres penchent vers le développement.
Votre process bouge encore. Un outil écrit fige une façon de travailler. Si vous avez revu votre cycle de vente deux fois cette année, chaque changement se paiera en jours de développement. Attendez d'avoir un process que vous tiens depuis un an.
Le problème vient de la saisie. Si vos fiches sont incomplètes parce que personne ne les remplit, un outil neuf sera incomplet aussi. Regardez d'abord qui saisit quoi et à quel moment de la journée. C'est la même condition que pour l'automatisation marketing : sans données lisibles, la machine n'a rien à traiter.
Vous êtes peu nombreux. En dessous de cinq ou six utilisateurs, aucun des abonnements cités plus haut n'atteint le coût d'un développement sur cinq ans. Le seuil ne se franchit jamais, quelle que soit votre frustration.
Un quatrième cas mérite d'être connu : ce que les éditeurs fournissent avec l'abonnement et qui coûte cher à refaire seul. La délivrabilité des envois en masse, les applications mobiles, les certifications de sécurité, l'accès aux bases d'enrichissement de données. Si ces briques comptent pour vous, gardez-les côté abonnement et fais développer le reste autour.
Ce que le devis ne dit pas
Un devis de développement couvre la construction. Quatre lignes n'y figurent presque jamais et se paient quand même.
L'hébergement et les sauvegardes, facturés au mois comme un abonnement, pour beaucoup moins cher.
Les montées de version des briques techniques. L'outil repose sur des composants qui reçoivent des correctifs de sécurité. Les ignorer pendant trois ans transforme une mise à jour de routine en chantier.
La propriété du code. Demandez-la par écrit, avec le dépôt et la documentation, avant de signer.
La sortie. Si votre prestataire arrête, qui reprend ? Un développeur extérieur doit pouvoir réinstaller le projet à partir de la documentation seule. Pose la question au premier rendez-vous.
C'est ce qui a décidé l'architecture de Coddy, mon produit d'escape games urbains : le flux réservation, paiement et envoi des instructions sur neuf pays n'entrait dans aucun abonnement du marché, donc il a été construit, avec la maintenance budgétée dès le départ.
Par où commencer si le calcul penche vers le développement
- Comptez vos sièges réellement utilisés plutôt que les licences que vous payez.
- Multiplie le prix par siège par soixante et ajoute les frais d'installation obligatoires. Vous avez votre coût d'abonnement sur cinq ans.
- Notez les trois choses que votre équipe fait en dehors du CRM. Elles décrivent le périmètre à développer.
- Demandez un devis en deux lignes séparées : construction et maintenance annuelle. Une maintenance non chiffrée au devis se facture quand même, à l'heure.
- Comparez, et garde 20 % de marge sur la ligne construction.
Si l'écart entre les deux totaux reste sous 20 %, garde l'abonnement et fais automatiser ce qui manque autour. Une automatisation posée autour d'un abonnement se met en place plus vite et se retire sans tout casser.
À retenir
- Faites le calcul par siège avant toute autre discussion : prix par siège × soixante mois, plus les frais d'installation obligatoires.
- Les frais d'onboarding obligatoires de 1 500 $ à 3 500 $ changent la réponse sur les petits effectifs, parce qu'ils se répartissent sur très peu de sièges.
- Si votre process a changé deux fois cette année, ne fais rien développer maintenant. Chaque changement se repaiera en jours.
- Exige un devis coupé en deux lignes, construction et maintenance annuelle. Sans la seconde, vous ne compares pas la même chose qu'un abonnement.
- Si vos fiches sont incomplètes parce que personne ne les saisit, un outil neuf le sera aussi. Traite la saisie avant d'acheter quoi que ce soit.
