Une application métier sur mesure est un logiciel construit pour une entreprise précise, à partir de sa façon de travailler. Le mot recouvre trois objets différents : un tableau de bord qu'on regarde, un back-office dans lequel on saisit, un outil qu'on ouvre sur le terrain. Chacun se chiffre différemment.
Le classeur partagé que plus personne n'ose modifier
Un classeur partagé porte les commandes, les stocks ou le planning. Trois personnes y écrivent. Une quatrième a construit les formules il y a quatre ans et ne travaille plus ici.
Raymond Panko, de l'université d'Hawaï, a rassemblé sept audits de tableurs en production dans une revue publiée en 2000. Sur les 367 classeurs examinés, 24 % contenaient au moins une erreur. Sur les 54 classeurs des audits menés à partir de 1997, la proportion monte à 91 %.
Personne ne voit l'erreur de formule avant le jour où quelqu'un facture le mauvais montant ou commande deux fois la même pièce.
Prenez une journée et comptez le nombre de fois où la même information est tapée deux fois, d'un outil vers un autre.
Si le chiffre est élevé et que la donnée existe déjà quelque part, votre problème est la circulation entre vos outils : l'automatisation le traite à partir de 2 380 €. Si l'information n'existe nulle part avant que quelqu'un la tape dans le classeur, il vous faut un outil.
Les trois formes que prend une application métier
Tableau de bord, back-office, outil de terrain : les trois n'ont ni les mêmes utilisateurs ni les mêmes contraintes, et c'est ce qui explique l'écart de prix entre eux.
| Forme | Qui s'en sert | Le signal qui la désigne | Ce qu'elle remplace |
|---|---|---|---|
| Tableau de bord | La direction, un responsable, une fois par semaine | Quelqu'un passe deux heures chaque lundi à assembler un rapport à partir de trois exports | Un fichier de reporting reconstruit à la main |
| Back-office | Les équipes internes, en continu | La même donnée est saisie dans deux outils pour que les deux restent à jour | Un classeur partagé, ou un logiciel du marché détourné de son usage |
| Outil de terrain ou portail | Des gens hors du bureau : techniciens, livreurs, clients | L'information revient par téléphone, par photo ou par mail, et quelqu'un la retape | Un carnet, un groupe de messagerie, une boîte mail |
Pour choisir, regardez qui ouvre l'outil et à quel moment : un tableau de bord se lit le lundi matin, un back-office reste ouvert huit heures par jour, et un outil de terrain s'utilise debout, à une main, parfois sans réseau.
L'outil de terrain est le plus cher des trois, parce qu'il doit fonctionner hors réseau puis resynchroniser ce qui a été saisi. Nommez la forme avant de demander un devis : un prix annoncé pour une application métier en général ne se compare à rien.
Ce que ça coûte, et ce qui fait bouger le chiffre
Je publie mes tarifs. Un outil ciblé démarre à 7 140 €, soit douze jours de travail, livrés en six à huit semaines.
Une application métier à plusieurs modules démarre à 16 660 €, vingt-huit jours, livrés en dix à quatorze semaines. Le taux journalier est de 595 € sur tous les services.
Trois postes font monter ce chiffre, par ordre de poids.
- Le nombre de rôles. Un outil où tout le monde voit tout se construit vite. Dès qu'un commercial ne doit pas voir les marges et qu'un sous-traitant ne doit voir que ses propres chantiers, il faut des droits, un journal des actions et des écrans différents selon le profil.
- Le nombre d'outils à connecter. Comptabilité, messagerie, agenda : chaque connexion a ses cas particuliers, et il faut prévoir ce qui se passe quand elle tombe en panne.
- La reprise des données. Récupérer quatre ans de classeur, avec ses doublons et ses colonnes ajoutées au fil de l'eau, prend souvent plus de temps que l'écran qui affichera le résultat.
Pour savoir si le sur mesure tient face à un abonnement, divisez le montant du devis par ce que vous payez en licences chaque mois. Un outil à 16 660 € face à 400 € d'abonnement mensuel se rembourse en un peu moins de quarante-deux mois ; face à 1 200 € par mois, en un peu moins de quatorze.
Refaites le calcul en incluant ce que coûte le maintien. J'inclus trois mois de support après la bascule, puis nous signons un contrat d'entretien séparé. Demandez le montant de cet entretien avant de signer le développement.
Pourquoi une application livrée finit inutilisée
Un outil sur mesure que personne n'ouvre coûte le même prix qu'un outil qui tourne. Trois causes reviennent, et vous pouvez les traiter avant de signer.
- Personne n'en est responsable en interne. Il faut quelqu'un, chez vous, qui arbitre les demandes d'évolution et réponde aux collègues. Sans ce nom écrit dans le projet, les équipes rouvrent l'ancien classeur au premier écran qui ne fait pas ce qu'elles attendent.
- L'ancien fichier survit à côté. Si la reprise des données s'arrête à mi-chemin, vos équipes ont deux sources et retournent vers celle qui va le plus vite. Fixez une date après laquelle le classeur passe en lecture seule, et mettez-la au planning.
- L'outil demande une saisie de plus sans rien rendre. Si une application ajoute trois champs à remplir sans supprimer une étape ailleurs, vos équipes la contournent en deux semaines. Chaque écran de saisie ajouté doit retirer une action existante.
Parfois, aucune application ne se justifie. Coddy, une de mes sociétés, fait tourner des escape games dans neuf pays sans application centrale. Le site prend les réservations, des automatisations qualifient les demandes, encaissent et envoient les instructions.
La donnée existait déjà dans des outils du marché, il manquait la circulation entre eux. C'est le même raisonnement que les quatre conditions d'une automatisation qui marche.
À retenir
- Comptez, sur une seule journée, combien de fois la même information est tapée deux fois d'un outil vers un autre. Si la donnée existe déjà quelque part, votre sujet est la circulation entre vos outils, et il se traite à partir de 2 380 € au lieu de 7 140 €.
- Nommez la forme avant de demander un devis : tableau de bord, back-office, ou outil de terrain. L'outil de terrain est le plus cher des trois, parce qu'il doit fonctionner hors réseau.
- Divisez le montant du devis par ce que vous payez en licences chaque mois : vous obtenez le nombre de mois avant que le développement soit remboursé. Refaites le calcul en y ajoutant l'entretien annuel.
- Avant de signer, écrivez deux lignes dans le projet : le nom de la personne responsable de l'outil en interne, et la date à laquelle l'ancien fichier passe en lecture seule.
Si vous hésitez encore entre connecter vos outils actuels et faire développer une application, l'audit de la page outils internes commence par regarder ce que vos outils contiennent déjà.
