HubSpot coûte trop cher : faut-il vraiment changer de CRM ?
« HubSpot coûte trop cher » peut vouloir dire plusieurs choses. Des licences sont peut-être encore facturées alors que certains utilisateurs ne s'en servent plus. Votre base de contacts marketing a peut-être franchi un palier. Vous avez peut-être changé d'offre et découvert des frais d'accompagnement. Ou il vous manque simplement une fonctionnalité importante pour votre activité.
Dans ces quatre cas, changer de CRM n'est pas forcément la bonne réponse.
Avant de chercher une alternative, mieux vaut donc comprendre ce qui fait réellement monter votre facture. Car si le problème vient de deux licences inutilisées ou d'une seule étape métier mal couverte, remplacer toute la plateforme risque de coûter beaucoup plus cher que de corriger le problème.
Ce que recouvre vraiment « HubSpot coûte trop cher »
Quand vous commencez à regarder les alternatives à HubSpot, vous avez généralement votre facture sous les yeux, mais pas forcément une vision très claire de ce qui la fait augmenter.
Les comparatifs de CRM ne vous aideront pas beaucoup sur ce point. Ils partent souvent du principe que le problème vient du logiciel lui-même et enchaînent avec une liste d'alternatives moins chères.
Commencez plutôt par regarder quatre choses.
Les sièges. Certains abonnements HubSpot sont facturés en fonction du nombre de sièges souscrits. Une licence qui n'est plus utilisée peut donc continuer à peser sur votre facture.
Les contacts marketing. Pour Marketing Hub, le prix dépend notamment du nombre de contacts marketing inclus dans votre abonnement et des paliers supplémentaires dont vous avez besoin. Cette partie de la facture peut donc augmenter même si votre équipe reste à la même taille.
Le changement de niveau. Un passage à une offre supérieure peut également entraîner des frais d'onboarding ou d'accompagnement, selon le produit et les conditions de votre contrat. Ce coût n'est payé qu'une fois, mais il arrive au moment où votre abonnement augmente déjà.
La fonctionnalité qui manque. C'est le cas auquel on pense le moins. Si votre problème vient d'une seule étape de votre processus commercial ou administratif, remplacer toute la plateforme pour la gérer n'est pas forcément très rationnel.
La première question n'est donc pas : « Quel CRM coûte moins cher que HubSpot ? »
C'est plutôt : « Qu'est-ce qui me coûte réellement cher aujourd'hui ? »
Comptez vos sièges actifs avant de comparer quoi que ce soit
Regardez les utilisateurs qui se sont réellement connectés récemment et comparez-les aux licences que vous payez.
Cela ne veut pas dire qu'une licence inactive doit automatiquement être supprimée. Une personne peut avoir besoin d'un accès même si elle ne s'est pas connectée depuis plusieurs semaines.
En revanche, un écart important mérite d'être examiné.
Un commercial parti depuis plusieurs mois, un associé qui avait demandé un accès temporaire ou un compte créé pour un utilisateur qui n'en a finalement pas l'usage : ces situations sont assez courantes.
Et elles sont faciles à vérifier.
Faites ce contrôle avant de comparer les tarifs des concurrents. Si vous payez douze licences pour huit utilisateurs qui ont réellement besoin d'un accès, un CRM moins cher ne réglera pas nécessairement le problème. Vous risquez simplement de reproduire la même situation avec un autre outil.
Ce que votre départ coûte, et que les comparatifs ne montrent pas
Les comparatifs de CRM affichent des prix d'abonnement. Ils parlent beaucoup moins du moment où vous pourrez réellement quitter votre outil actuel.
C'est pourtant l'une des premières informations à vérifier.
Les conditions applicables à votre abonnement déterminent sa durée, son renouvellement, les modalités de résiliation et le traitement des sommes déjà versées. Vous ne pouvez donc pas forcément arrêter votre abonnement dès que vous avez choisi de partir.
Votre date de sortie doit faire partie des premières informations que vous notez.
Si votre engagement se termine dans onze mois, par exemple, cela vous laisse le temps de préparer une migration correctement. Vous pouvez nettoyer vos données, documenter vos processus, tester un nouvel outil et organiser la formation de l'équipe sans tout faire dans l'urgence.
Une migration ne consiste pas simplement à exporter vos données
Les contacts, entreprises et transactions peuvent être exportés depuis HubSpot. Mais cela ne signifie pas que leur transfert vers un autre CRM sera automatique.
Une partie des données pourra être importée directement. D'autres éléments devront être transformés ou reconstruits : propriétés personnalisées, rapports, automatisations, séquences, workflows ou objets spécifiques à votre fonctionnement.
C'est un point à clarifier avec l'éditeur que vous envisagez.
Demandez précisément ce qui sera repris, ce qui devra être reconstruit et ce qui restera à votre charge. Si une fonctionnalité importante de votre fonctionnement actuel doit être recréée, faites-la apparaître dans le périmètre du projet et dans le devis.
Le prix mensuel du nouveau CRM n'est donc qu'une partie de l'équation.
Trois possibilités, mais pas toujours besoin de changer de CRM
Une fois que vous avez identifié ce qui pèse réellement sur votre facture, plusieurs solutions sont possibles.
Réduire ce que vous payez
Si le problème vient principalement des licences, du nombre de contacts ou d'un niveau d'abonnement devenu trop important par rapport à votre usage, commencez par regarder ce que vous pouvez ajuster dans votre abonnement actuel.
C'est généralement la solution la plus simple. Vous gardez vos données, vos habitudes et les processus que votre équipe connaît déjà.
Changer de CRM
Si le coût reste trop élevé par rapport à la valeur que vous tirez de HubSpot, ou si votre fonctionnement a suffisamment évolué pour que la plateforme ne corresponde plus à vos besoins, changer de CRM peut être pertinent.
Mais comparez le coût complet du projet, au-delà du prix affiché sur la page tarifaire.
Il faut ajouter la migration des données, la reconstruction des automatisations, la formation et le temps que votre équipe consacrera au changement.
Un CRM moins cher sur le papier peut ainsi coûter davantage la première année qu'un abonnement plus élevé que vous maîtrisez déjà.
Développer uniquement ce qui vous manque
C'est une possibilité que les comparatifs de CRM ne prennent presque jamais en compte.
Vous n'avez pas nécessairement besoin de remplacer toute votre plateforme parce qu'une étape de votre processus n'est pas correctement gérée.
Prenons un exemple. Vos devis nécessitent une visite technique avant leur envoi, mais votre CRM ne prévoit pas cette étape. Aujourd'hui, vous avez peut-être « devis à préparer » puis « proposition envoyée », alors qu'il vous faudrait une étape intermédiaire pour suivre les visites.
Vous pourriez changer de CRM pour obtenir cette fonctionnalité.
Vous pourriez aussi développer uniquement cette partie et conserver le reste de votre environnement.
Chez Numinam, un outil interne ciblé démarre à 7 140 € et une application métier à 16 660 €, sur une base de 595 € la journée. Ces montants doivent bien sûr être comparés au coût total du projet et à la durée pendant laquelle la solution sera utilisée.
Le bon comparatif n'est donc pas toujours HubSpot contre un autre CRM.
Il peut aussi être le coût d'un changement complet contre celui de la fonctionnalité qui vous manque.
Ce qu'un CRM neuf ne réglera pas
Il reste un problème qu'aucun changement d'outil ne réglera à lui seul : des données que personne ne tient à jour.
Si vos fiches sont incomplètes parce que personne ne les remplit, un nouveau CRM ne changera pas grand-chose. Vous aurez simplement un nouvel outil, avec de nouvelles habitudes à prendre, et probablement les mêmes problèmes de données quelques mois plus tard.
Dans ce cas, cherchez plutôt pourquoi la saisie ne se fait pas.
Est-ce que compléter une fiche demande trop de clics ? Certains champs sont-ils inutiles ? Les commerciaux savent-ils quelles informations sont importantes ? La saisie intervient-elle à un moment où ils ont réellement le temps de la faire ?
Regardez surtout ce qui se passe dans un dossier réel. Qui saisit quoi ? À quel moment ? Et qu'est-ce qui empêche cette information d'être renseignée ?
Si la réponse est « personne ne le fait, sauf quand quelqu'un y pense », le problème n'est probablement pas votre CRM.
Il vaut mieux régler cette partie avant de changer d'outil. Sans données correctement tenues, les automatisations et les rapports que vous mettrez en place derrière auront peu de chances de produire les résultats attendus.
À retenir
- Avant de comparer des CRM, regardez les licences réellement utilisées et identifiez celles qui méritent d'être supprimées ou ajustées.
- Vérifiez votre contrat et notez votre date de sortie. Elle déterminera le calendrier réaliste d'une éventuelle migration.
- Ne comparez pas seulement les abonnements mensuels : prenez en compte la migration, la reprise des données, la reconstruction des automatisations et la formation.
- Si votre problème vient d'une seule étape métier, comparez le coût de son développement au coût d'un remplacement complet de votre CRM.
- Si vos équipes ne renseignent pas correctement les fiches aujourd'hui, un nouveau CRM ne réglera probablement pas le problème.
Avant de choisir une alternative à HubSpot, regardez donc ce qui se passe réellement dans vos dossiers.
C'est souvent à ce moment-là qu'on découvre que le problème ne vient pas de tout le CRM, mais d'une licence en trop, d'un processus mal conçu ou d'une étape que l'outil ne couvre pas correctement.
Et lorsque changer de CRM coûte plus cher que compléter ce qui existe déjà, il peut être plus intéressant d'automatiser ce qui manque autour de votre abonnement.
